فيس كويز?فيس كويز
ابحث عن اختبار
الوظيفة:
كاتب شؤون إدارية
المستوى:
حديث التخرج
عدد الأسئلة:
١٢ سؤالاً
الزمن:
٦ دقائق

أسئلة اختبار وظيفة كاتب شؤون إدارية مع الإجابة

أسئلة تُطرح فعلاً في مقابلات وظيفة كاتب شؤون إدارية لحديثي التخرج: المراسلات الرسمية، والوارد والصادر، والأرشفة، وسجلات الموظفين، وبرامج Office، والسرية وتنظيم العمل. في آخرها تقرير بنقاط ضعفك.

المهارات: الأرشفة وحفظ الوثائق، برامج Office والأنظمة الإلكترونية، الوارد والصادر ومتابعة المعاملات، المراسلات والصياغة الرسمية، السرية وتنظيم العمل، سجلات شؤون الموظفين

تعليمات: لكل سؤال إجابة صحيحة واحدة. إن لم تعرف الإجابة فاختر «لا أعرف»، وسيدلّك التقرير على ما تراجعه.

السؤال الأول: يُقسَّم الأرشيف عادةً حسب مراحل عمر الوثيقة إلى جارٍ ووسيط ونهائي. ما المقصود بالأرشيف الجاري؟

اختر إجابتك لتبدأ الاختبار

كل الأسئلة مع الإجابات (١٢ سؤالاً)

جرّب المقابلة أولاً، ثم افتح الإجابات لتراجعها مع الشرح.

  1. ١. يُقسَّم الأرشيف عادةً حسب مراحل عمر الوثيقة إلى جارٍ ووسيط ونهائي. ما المقصود بالأرشيف الجاري؟

    • الوثائق الواردة حديثاً التي لم تُقيَّد في سجل الوارد بعد
    • الوثائق ذات القيمة التاريخية التي تُحفظ بصفة دائمة لدى الجهة
    • الوثائق التي ما زالت قيد الاستعمال في العمل اليومي
    • الوثائق قليلة الاستعمال التي تنتظر انتهاء مدة حفظها المقررة

    الشرح: الأرشيف الجاري يضم الوثائق المتداولة في العمل اليومي، لذلك تُحفظ قريباً من الموظفين لسرعة الرجوع إليها. يخلط بعض المرشحين بينه وبين الأرشيف الوسيط الذي يضم وثائق قليلة الاستعمال، أو الأرشيف النهائي الذي يحفظ الوثائق ذات القيمة التاريخية بصفة دائمة.

  2. ٢. كُلّفت بتحويل ملفات ورقية إلى نسخ إلكترونية بالمسح الضوئي. أي الممارسات التالية صحيحة؟

    • تسمية الملفات وفق نمط موحد يتضمن رقم المعاملة
    • حفظ الملفات كلها في مجلد واحد على سطح المكتب
    • حفظ الملفات بالأسماء التلقائية التي يضعها جهاز المسح الضوئي
    • إتلاف الأصول الورقية فور الانتهاء من مسحها ضوئياً

    الشرح: التسمية الموحدة تجعل استرجاع الملف بالبحث سريعاً ودقيقاً، أما الأسماء التلقائية فلا تدل على المحتوى. ولا يُتلف الأصل الورقي لمجرد مسحه، فالإتلاف يتم وفق مدد الحفظ المعتمدة وبعد موافقة رسمية.

  3. ٣. وصل إليك خطاب من جهة خارجية موجّه إلى جهة عملك. ما الإجراء الذي يجب أن يسبق أي خطوة أخرى؟

    • تسليمه للمدير مباشرة لأنه من جهة خارجية
    • إحالته إلى القسم المختص ثم قيده في السجل لاحقاً
    • حفظه في ملف الجهة المرسلة حتى يُطلب
    • قيده في سجل الوارد ومنحه رقماً وتاريخاً

    الشرح: القيد في سجل الوارد يمنح الخطاب رقماً وتاريخاً يثبتان استلامه ويتيحان تتبعه في كل إحالة لاحقة. تسليمه أو إحالته قبل القيد يعرّضه للضياع ويصعّب إثبات تاريخ وروده.

  4. ٤. جاءك أحد المراجعين يسأل عن معاملة قدّمها قبل أسبوعين ولا يعرف أين وصلت. ما الطريقة الصحيحة لمعرفة مكانها؟

    • أبحث عنها في الأرشيف لأن المعاملات القديمة تُحفظ فيه
    • أسأل الموظفين في الأقسام المعنية واحداً تلو الآخر
    • أتتبعها برقم قيدها حتى آخر جهة أُحيلت إليها
    • أطلب منه تقديمها من جديد حتى تُنجز بسرعة أكبر

    الشرح: سجل الوارد أو نظام المتابعة يوضح كل إحالة للمعاملة وتاريخها، فيكشف مكانها الحالي بسرعة ودقة. السؤال العشوائي يضيع الوقت، وإعادة التقديم تُنشئ معاملة مكررة، والمعاملة الجارية لا تُنقل إلى الأرشيف قبل إنجازها.

  5. ٥. تُعدّ خطاب رد على خطاب ورد من جهة خارجية. ما الذي تذكره في مطلع الرد لربطه بالمراسلة الأصلية؟

    • نص الخطاب الوارد كاملاً قبل كتابة الرد
    • تاريخ اليوم الذي أُحيل فيه الخطاب إليك
    • رقم الخطاب الوارد وتاريخه
    • اسم الموظف الذي استلم الخطاب الوارد لدينا

    الشرح: عبارة مثل «إشارة إلى خطابكم رقم ... وتاريخ ...» تربط الرد بالمعاملة الأصلية وتسهل على الجهة الأخرى إيجادها. بيانات الاستلام والإحالة الداخلية لا تعني الجهة المرسلة، ونسخ النص كاملاً يطيل الخطاب بلا فائدة.

  6. ٦. أي الممارسات التالية صحيحة عند صياغة خطاب رسمي؟

    • ترك رقم الخطاب وتاريخه لتضيفهما الجهة المستلمة
    • قصر الخطاب على موضوع واحد بعبارات موجزة واضحة
    • جمع عدة موضوعات في خطاب واحد لتقليل عدد المراسلات
    • الإكثار من عبارات المجاملة لإظهار التقدير للجهة المرسَل إليها

    الشرح: قصر الخطاب على موضوع واحد يسهل قيده وإحالته وحفظه في ملف واحد، والإيجاز من أسس الكتابة الرسمية. جمع الموضوعات يربك الإحالة والأرشفة، والمجاملات المطولة تضعف الوضوح، والرقم والتاريخ تضعهما الجهة المرسلة لا المستلمة.

  7. ٧. تريد إرسال خطاب بالنص نفسه إلى 40 جهة، مع تغيير اسم الجهة وعنوانها في كل نسخة. أي ميزة في Word تنجز ذلك بأقل جهد وأخطاء؟

    • البحث والاستبدال Find and Replace
    • دمج المراسلات Mail Merge
    • تعقب التغييرات Track Changes
    • تقييد التحرير Restrict Editing

    الشرح: دمج المراسلات يربط نموذج الخطاب بقائمة الجهات فيُنتج لكل جهة نسخة ببياناتها تلقائياً. أما البحث والاستبدال فيتطلب تعديل النسخ يدوياً واحدة تلو الأخرى، فيزيد الجهد واحتمال الخطأ.

  8. ٨. لديك جدول في Excel يضم 500 معاملة لعدة أقسام، وتريد عرض معاملات قسم واحد فقط دون حذف بقية الصفوف. ما الأداة المناسبة؟

    • الفرز Sort
    • التصفية Filter
    • دمج الخلايا Merge Cells
    • تجميد الأجزاء Freeze Panes

    الشرح: التصفية تُخفي مؤقتاً الصفوف التي لا تطابق الشرط وتُبقي البيانات كاملة. يخلط كثيرون بينها وبين الفرز الذي يعيد ترتيب الصفوف لكنه يعرضها جميعاً.

  9. ٩. اتصل بك موظف من قسم آخر يطلب صورة من الملف الوظيفي لأحد زملائه، ويقول إن مديره يحتاجها بشكل عاجل. ما التصرف الأنسب؟

    • أرسل له الأوراق المطلوبة فقط دون بقية الملف
    • أعتذر بلطف وأطلب تقديم طلب رسمي معتمد
    • أرسل له الصورة لأن الطلب صادر عن مدير قسمه
    • أسمح له بالاطلاع على الملف في مكتبي دون نسخ

    الشرح: الملف الوظيفي يحوي بيانات شخصية سرية، فلا يُطّلع عليه إلا بطلب رسمي معتمد من الجهة المخوّلة. يظن بعض المرشحين أن ذكر اسم المدير أو الاكتفاء بجزء من الملف أو الاطلاع دون نسخ يجعل الأمر مقبولاً، وكلها كشف للبيانات دون تفويض.

  10. ١٠. وصل إليك قرار ترقية أحد الموظفين لتنفيذه في سجلات شؤون الموظفين. ما التصرف الصحيح؟

    • أبلغ الموظف بالترقية شفهياً وأؤجل تحديث السجل
    • أستبدل به قرار التعيين الأصلي في ملفه الوظيفي
    • أودعه ملفه الوظيفي وأحدّث بياناته
    • أحفظه في ملف القرارات العام فقط دون ملف الموظف

    الشرح: الملف الوظيفي يجب أن يعكس مسيرة الموظف كاملة، فيُضاف إليه كل قرار جديد وتُحدَّث بياناته مع الإبقاء على القرارات السابقة. استبدال قرار التعيين يمحو تاريخ الخدمة، والحفظ خارج الملف أو تأجيل التحديث يترك السجل ناقصاً.

  11. ١١. ستغادر مكتبك نصف ساعة لمراجعة قسم آخر، وعلى مكتبك معاملات تتضمن بيانات سرية والنظام الإلكتروني مفتوح على شاشتك. ما التصرف الصحيح؟

    • أغلق باب المكتب فقط لأن الدخول مقتصر على الموظفين
    • أقلب الأوراق على وجهها وأترك الشاشة لأني سأعود قريباً
    • أحفظ المعاملات في درج مقفل وأقفل شاشة الجهاز
    • أطلب من زميلي المجاور الانتباه لمكتبي حتى أعود

    الشرح: حماية الوثائق السرية مسؤولية شخصية، فتُحفظ في مكان مقفل وتُقفل الشاشة عند كل مغادرة مهما قصرت. يعتمد كثيرون على قصر المدة أو على زميل أو باب مغلق، وهذه لا تمنع اطلاع غير المخوّلين.

  12. ١٢. في بداية الدوام لديك ثلاث مهام: كتاب طلب مديرك إرساله خلال ساعة، ومعاملة يجب الرد عليها قبل نهاية اليوم، وترتيب ملفات أرشيف العام الماضي. كيف ترتب عملك؟

    • أبدأ بالكتاب العاجل، ثم المعاملة، ثم الأرشيف
    • أبدأ بأسهل المهام لأنجز أكبر عدد منها بسرعة
    • أبدأ بترتيب الأرشيف لأنه ييسر إنجاز المهام الأخرى
    • أبدأ بالمعاملة لأنها وصلت قبل طلب المدير

    الشرح: تُرتب المهام حسب موعد استحقاقها وأهميتها، فما يُطلب خلال ساعة يسبق ما يُستحق نهاية اليوم، وتُؤجل الأعمال غير المرتبطة بموعد. يخطئ كثيرون حين يعملون حسب ترتيب الوصول أو يبدؤون بالأسهل فيفوتهم الموعد الأقرب.

مقابلات أخرى: كاتب شؤون إدارية

المزيد