الوظيفة:: كاتب شؤون إدارية
المستوى:: خبرة متوسطة
عدد الأسئلة:: ١٢ سؤالاً
الزمن:: ٦ دقائق

أسئلة اختبار وظيفة باحث شؤون إدارية مع الإجابة

مواقف عملية تُطرح في مقابلات وظيفة كاتب شؤون إدارية لأصحاب الخبرة المتوسطة: المراسلات الرسمية، والوارد والصادر، والأرشفة، وسجلات الموظفين، وبرامج Office، والسرية وتنظيم العمل. في آخرها تقرير بنقاط ضعفك.

المهارات: الأرشفة وحفظ الوثائق، السرية وتنظيم العمل، برامج Office والأنظمة الإلكترونية، الوارد والصادر ومتابعة المعاملات، المراسلات والصياغة الرسمية، سجلات شؤون الموظفين

تعليمات: لكل سؤال إجابة صحيحة واحدة. إن لم تعرف الإجابة فاختر «لا أعرف»، وسيدلّك التقرير على ما تراجعه.

السؤال الأول: أثناء مراجعة الأرشيف وجدت ملفات انتهت مدة حفظها المحددة في جدول مدد الحفظ المعتمد لدى جهة عملك. ما التصرف الصحيح؟

اختر إجابتك لتبدأ الاختبار

كل الأسئلة مع الإجابات (١٢ سؤالاً)

جرّب المقابلة أولاً، ثم افتح الإجابات لتراجعها مع الشرح.

١. أثناء مراجعة الأرشيف وجدت ملفات انتهت مدة حفظها المحددة في جدول مدد الحفظ المعتمد لدى جهة عملك. ما التصرف الصحيح؟
- إتلافها بنفسك بآلة التمزيق فوراً، لأن انتهاء المدة يعني انتهاء الحاجة إليها
- نقلها إلى المستودع دون تسجيل، لأنها لم تعد جزءاً من الأرشيف الفعلي
- حصرها في قائمة ورفعها إلى اللجنة المختصة لتبتّ فيها بمحضر معتمد
- الإبقاء عليها في مكانها دائماً، لأن إتلاف أي وثيقة رسمية غير مسموح به
الشرح: انتهاء مدة الحفظ لا يعني الإتلاف التلقائي، فالقرار للجنة مختصة تحدد ما يُتلف وما يُنقل إلى الحفظ الدائم لقيمته، ويُوثَّق ذلك بمحضر. ويخطئ كثيرون فيتلفونها بأنفسهم ظناً أن انتهاء المدة وحده يكفي.
٢. طلب موظف من قسم آخر استعارة ملف أصلي من الأرشيف الذي تتولاه، وهو مخوّل بالاطلاع عليه. ما الإجراء الصحيح؟
- تسليمه الملف مباشرة ما دام مخوّلاً بالاطلاع عليه ومعروفاً لديك
- تسليمه الملف بعد اتصال هاتفي بمدير قسمه للتأكد من حاجته إليه
- تسجيل الإعارة باسمه وتاريخها وموعد إعادتها، ثم تسليمه الملف
- تسليمه الملف الآن وتدوين الإعارة في السجل حين يعيده إليك
الشرح: تسجيل الإعارة قبل خروج الملف يحدد المسؤول عنه ويتيح متابعة إعادته في موعدها. ويكتفي بعضهم بصلاحية المستعير أو يؤجل التسجيل، فإن ضاع الملف لم يبقَ أثر يدل على مكانه.
٣. تعطّل حساب زميلك في النظام الإلكتروني للمعاملات وعليه معاملة عاجلة، فطلب أن ينجزها مستخدماً حسابك. ما التصرف الصحيح؟
- إعطاؤه كلمة المرور ثم تغييرها فور انتهائه من المعاملة
- إعطاؤه كلمة المرور، فالمعاملة عاجلة وهي من اختصاص قسمكما
- السماح له باستخدام حسابك بشرط أن تبقى بجانبه حتى ينتهي
- عدم مشاركة حسابك، وتوجيهه إلى الدعم الفني لمعالجة حسابه
الشرح: الحساب شخصي وكل إجراء يُنفَّذ به يُسجَّل باسم صاحبه، فالحل معالجة حساب الزميل عبر الدعم الفني وإبلاغ المدير إن أثّر التأخير في المعاملة. ويظن بعضهم أن مراقبة الزميل أو تغيير كلمة المرور بعده يرفع المسؤولية، لكن الإجراء يبقى منسوباً إليك.
٤. ستبدأ إجازة مدتها أسبوعان، وكلّف مديرك زميلاً بتغطية عملك. ما الطريقة الأنسب لتسليمه المعاملات الجارية؟
- شرح المعاملات له شفهياً في آخر يوم عمل، وترك رقم هاتفك ليتصل بك عند الحاجة
- ترك المعاملات مرتبة في درج مكتبك، وإخباره بمكانها ليرجع إليها عند الحاجة
- إنجاز ما يمكن قبل الإجازة، وتأجيل بقية المعاملات حتى عودتك دون إشراك أحد
- تسليمه قائمة مكتوبة بالمعاملات وحالة كل منها ومواعيدها، بعلم مديرك
الشرح: القائمة المكتوبة تبيّن للزميل ما تم في كل معاملة وما بقي وموعده، وتبقى مرجعاً للمدير إن تأخر شيء. ويكتفي كثيرون بالشرح الشفهي، فتضيع التفاصيل وتتعطل المعاملات حتى عودتهم.
٥. صدر قرار بتعديل مواعيد الدوام، وطلب منك مديرك إبلاغه إلى جميع إدارات الجهة وأقسامها. أي أشكال المراسلات هو الأنسب؟
- مذكرة داخلية تُرفع إلى مكتب المدير العام وحده
- تعميم داخلي يُوزَّع على جميع الإدارات والأقسام
- محضر يوثّق القرار ويُحفظ في ملف الشؤون الإدارية
- خطاب مستقل لكل إدارة يُقيَّد في سجل الصادر الخارجي
الشرح: التعميم هو الوسيلة المعتمدة لإبلاغ أمر واحد بنص موحد إلى وحدات متعددة داخل الجهة نفسها. ويخلط بعضهم بينه وبين الخطاب الصادر، مع أن الصادر الخارجي مخصص للمراسلة مع جهات من خارج الجهة.
٦. كُلّفت بإعداد محضر لاجتماع إداري دوري في إدارتك. ما الذي يجب أن يتضمنه المحضر أساساً؟
- نص كل ما قيل في الاجتماع حرفياً، دون حذف أو اختصار لأي مداخلة
- ملخص النقاش مع رأيك فيه لتوضيح خلفية القرارات للقارئ
- القرارات المتخذة فقط، دون التاريخ أو أسماء الحضور اختصاراً
- الحضور والتاريخ والقرارات، والمكلّف بتنفيذ كل قرار وموعده
الشرح: محضر الاجتماع الإداري وثيقة تثبت ما تقرر ومن يتولى تنفيذه ومتى، ولذلك يلزمه التاريخ وأسماء الحضور. ويظن بعضهم أن النقل الحرفي أدق، لكنه يُغرق القرارات في تفاصيل النقاش ويصعّب متابعتها.
٧. وقّع مديرك خطاباً موجهاً إلى جهة خارجية وطلب إرساله اليوم. ما الذي يجب فعله قبل إرساله؟
- حفظ صورة منه في الملف فقط، لأن توقيع المدير يكفي لاعتماده
- قيده في سجل الصادر وإثبات رقمه وتاريخه عليه، وحفظ صورة منه
- إرساله فوراً، ثم قيده في الصادر آخر الأسبوع مع بقية الخطابات
- قيده في سجل الوارد، لأن رد الجهة سيصل لاحقاً بالرقم نفسه
الشرح: رقم الصادر وتاريخه يثبتان خروج الخطاب ويُشار إليهما في أي رد أو متابعة لاحقة، والصورة المحفوظة دليل على مضمونه. ويؤجل بعضهم القيد لضيق الوقت، فيخرج الخطاب بلا رقم ويصعب تتبعه وربط الرد به.
٨. أثناء فتح البريد الوارد وجدت خطاباً يذكر في متنه ثلاثة مرفقات، لكن المرفق فعلياً اثنان فقط. ما التصرف الصحيح؟
- قيده في الوارد وإحالته كما هو، فالقسم المختص سيلاحظ النقص بنفسه
- الاحتفاظ به في درج مكتبك دون قيد حتى يصل المرفق الناقص
- قيده في الوارد مع إثبات نقص المرفق كتابياً، ثم إحالته
- إعادته إلى الجهة المرسلة دون قيد حتى تصل المرفقات كاملة
الشرح: إثبات النقص عند الاستلام يبيّن أن المرفق لم يصل أصلاً ولم يُفقد داخل الجهة، ويتيح مطالبة المرسل باستكماله. ويحيل بعضهم الخطاب دون ملاحظة، فتُنسب المسؤولية عن النقص لاحقاً إلى من استلمه.
٩. طلب منك مديرك مراجعة مسودة خطاب في Word، ويريد أن يرى كل تعديل تجريه ليقبله أو يرفضه. أي ميزة تفعّلها قبل البدء بالتعديل؟
- Track Changes (تعقب التغييرات)
- Restrict Editing (تقييد التحرير)
- New Comment (تعليق جديد)
- AutoCorrect (التصحيح التلقائي)
الشرح: Track Changes تُظهر كل حذف وإضافة بلون مميز، ويستطيع المدير قبول كل تعديل أو رفضه منفرداً. ويخلط بعضهم بينها وبين التعليقات، لكن التعليق ملاحظة جانبية لا تعدّل النص ولا تُقبل أو تُرفض.
١٠. لديك في Excel ورقة فيها أرقام المعاملات، وورقة أخرى فيها رقم كل معاملة واسم القسم المحالة إليه. تريد جلب اسم القسم تلقائياً إلى جوار كل رقم في الورقة الأولى. أي دالة تستخدم؟
- SUMIF
- CONCAT
- VLOOKUP
- COUNTIF
الشرح: VLOOKUP تبحث عن رقم المعاملة في الورقة الثانية وتعيد القيمة المقابلة له من عمود القسم. ويخلط بعضهم بينها وبين COUNTIF وSUMIF، وهاتان تعدّان أو تجمعان ولا تعيدان نصاً من صف مطابق.
١١. أثناء تحديث سجلات شؤون الموظفين لاحظت أن تاريخ ميلاد أحد الموظفين في النظام الإلكتروني يختلف عن تاريخه في استمارة البيانات المحفوظة في ملفه. ما التصرف الصحيح؟
- اعتماد ما في الاستمارة وتصحيح النظام، لأن الملف الورقي هو الأصل
- مطابقتهما بوثيقة الهوية الرسمية، وتصحيح الخطأ وفق الإجراء المعتمد
- اعتماد ما في النظام الإلكتروني وتصحيح الاستمارة، لأن بيانات النظام أحدث
- سؤال الموظف عن تاريخ ميلاده شفهياً، وتعديل البيانين بحسب إجابته
الشرح: عند تعارض مصدرين داخليين يكون المرجع وثيقة رسمية مستقلة كالهوية، ويُوثَّق التصحيح وفق الإجراء المعتمد. ويرجّح بعضهم أحد المصدرين لأنه أحدث أو لأنه الأصل الورقي، مع أنه قد يكون هو الخاطئ.
١٢. انتهت خدمة أحد الموظفين واستُكملت إجراءات إخلاء طرفه. ما الإجراء الصحيح لملفه الوظيفي؟
- إتلافه بعد صرف مستحقاته النهائية، لأنه لم يعد من موظفي الجهة
- تسليم الملف الأصلي للموظف عند مغادرته، لأن ما فيه يخصه شخصياً
- إبقاؤه بين ملفات الموظفين الحاليين تحسباً لعودته إلى العمل
- إغلاقه ونقله إلى حفظ ملفات المنتهية خدمتهم وفق المدة المعتمدة
الشرح: ملف الموظف المنتهية خدمته يبقى مطلوباً لإصدار شهادات الخبرة واحتساب مدة الخدمة والرد على الاستفسارات، فيُحفظ منفصلاً عن الملفات الجارية طوال مدة الحفظ المعتمدة. ويخطئ بعضهم فيتلفه بعد التسوية، أو يتركه بين الملفات الحالية فيختلط بها.

المزيد

دفتر مقابلة عمل١٢ سؤالاًأسئلة اختبار وظيفة كاتب شؤون إدارية مع الإجابة

أسئلة اختبار وظيفة باحث شؤون إدارية مع الإجابة

السؤال الأول: أثناء مراجعة الأرشيف وجدت ملفات انتهت مدة حفظها المحددة في جدول مدد الحفظ المعتمد لدى جهة عملك. ما التصرف الصحيح؟

كل الأسئلة مع الإجابات (١٢ سؤالاً)

١. أثناء مراجعة الأرشيف وجدت ملفات انتهت مدة حفظها المحددة في جدول مدد الحفظ المعتمد لدى جهة عملك. ما التصرف الصحيح؟

٢. طلب موظف من قسم آخر استعارة ملف أصلي من الأرشيف الذي تتولاه، وهو مخوّل بالاطلاع عليه. ما الإجراء الصحيح؟

٣. تعطّل حساب زميلك في النظام الإلكتروني للمعاملات وعليه معاملة عاجلة، فطلب أن ينجزها مستخدماً حسابك. ما التصرف الصحيح؟

٤. ستبدأ إجازة مدتها أسبوعان، وكلّف مديرك زميلاً بتغطية عملك. ما الطريقة الأنسب لتسليمه المعاملات الجارية؟

٥. صدر قرار بتعديل مواعيد الدوام، وطلب منك مديرك إبلاغه إلى جميع إدارات الجهة وأقسامها. أي أشكال المراسلات هو الأنسب؟

٦. كُلّفت بإعداد محضر لاجتماع إداري دوري في إدارتك. ما الذي يجب أن يتضمنه المحضر أساساً؟

٧. وقّع مديرك خطاباً موجهاً إلى جهة خارجية وطلب إرساله اليوم. ما الذي يجب فعله قبل إرساله؟

٨. أثناء فتح البريد الوارد وجدت خطاباً يذكر في متنه ثلاثة مرفقات، لكن المرفق فعلياً اثنان فقط. ما التصرف الصحيح؟

٩. طلب منك مديرك مراجعة مسودة خطاب في Word، ويريد أن يرى كل تعديل تجريه ليقبله أو يرفضه. أي ميزة تفعّلها قبل البدء بالتعديل؟

١١. أثناء تحديث سجلات شؤون الموظفين لاحظت أن تاريخ ميلاد أحد الموظفين في النظام الإلكتروني يختلف عن تاريخه في استمارة البيانات المحفوظة في ملفه. ما التصرف الصحيح؟

١٢. انتهت خدمة أحد الموظفين واستُكملت إجراءات إخلاء طرفه. ما الإجراء الصحيح لملفه الوظيفي؟

مقابلات أخرى: كاتب شؤون إدارية

٩. طلب منك مديرك مراجعة مسودة خطاب في `Word`، ويريد أن يرى كل تعديل تجريه ليقبله أو يرفضه. أي ميزة تفعّلها قبل البدء بالتعديل؟