فيس كويز?فيس كويز
ابحث عن اختبار
الوظيفة:
سكرتيرة ومساعد إداري
المستوى:
خبير
عدد الأسئلة:
١٢ سؤالاً
الزمن:
٦ دقائق

أسئلة مقابلة مدير مكتب وسكرتير تنفيذي

قرارات ومواقف صعبة يُسأل عنها الخبراء في مقابلات وظيفة سكرتيرة ومساعد إداري: إدارة المواعيد والأولويات، والأرشفة وإدارة الملفات، والتواصل والسرية، والمراسلات الرسمية، وبرامج Office، وتنظيم الاجتماعات والسفر. في آخرها تقرير بنقاط ضعفك.

المهارات: إدارة المواعيد والأولويات، الأرشفة وإدارة الملفات، التواصل والسرية، المراسلات الرسمية، برامج Office، تنظيم الاجتماعات والسفر

تعليمات: لكل سؤال إجابة صحيحة واحدة. إن لم تعرف الإجابة فاختر «لا أعرف»، وسيدلّك التقرير على ما تراجعه.

السؤال الأول: سيعود مديرك غداً من إجازة استمرت أسبوعين، وتراكمت في بريده مئات الرسائل وعدد من الطلبات المعلقة. ما أفضل ما تعدّه له قبل عودته؟

اختر إجابتك لتبدأ الاختبار

كل الأسئلة مع الإجابات (١٢ سؤالاً)

جرّب المقابلة أولاً، ثم افتح الإجابات لتراجعها مع الشرح.

  1. ١. سيعود مديرك غداً من إجازة استمرت أسبوعين، وتراكمت في بريده مئات الرسائل وعدد من الطلبات المعلقة. ما أفضل ما تعدّه له قبل عودته؟

    • لا شيء، فالأفضل أن يراجع بريده بنفسه ويحدد أولوياته كما يريد
    • قائمة بكل الرسائل الواردة مرتبة حسب تاريخ وصولها إلى بريده
    • ملخص مصنف: ما يحتاج قراره، وما عولج، وما هو للعلم
    • ردود نيابة عنه على كل الرسائل حتى لا يجد أي شيء معلقاً

    الشرح: الملخص المصنف حسب ما يتطلبه من المدير يوفر وقته ويوجه انتباهه إلى القرارات العاجلة أولاً. أما الترتيب الزمني فينقل الفوضى كما هي، والرد على كل شيء نيابة عنه يتجاوز الصلاحيات في أمور لم يفوّضك فيها.

  2. ٢. تشرف على إعداد تقرير لمجلس الإدارة موعد تسليمه الخميس، ويعتمد على أرقام من الإدارة المالية كان يُفترض أن تصل الأربعاء. يوم الاثنين أبلغتك المالية أن الأرقام ستتأخر إلى ظهر الخميس. ما أفضل تصرف؟

    • أكمل التقرير بأرقام تقديرية من عندي دون الإشارة إلى ذلك
    • أبلغ المدير فوراً بالتأخير وأثره، مع بدائل مقترحة
    • أؤجل موعد التقرير بنفسي وأبلغ أعضاء المجلس بالموعد الجديد
    • أنتظر حتى الأربعاء، فقد تنجز المالية العمل في موعده

    الشرح: إبلاغ المدير مبكراً مع بدائل، مثل تسليم التقرير على مرحلتين أو طلب تمديد، يمنحه وقتاً كافياً ليقرر. ويخطئ كثيرون بالانتظار على أمل أن تُحل المشكلة وحدها، أو باتخاذ قرارات لا يملكون صلاحيتها.

  3. ٣. كُلّفت بتصميم هيكل جديد للمجلد المشترك لإدارتك بعد سنوات من الفوضى، على أن يبقى صالحاً مع تغير الموظفين. على أي أساس تبني المستوى الأعلى من المجلدات؟

    • أنواع الملفات، مثل Word وExcel وPDF كل نوع في مجلد
    • أسماء الموظفين، فيحفظ كل موظف أعماله في مجلده الخاص
    • السنوات فقط، فتوضع كل ملفات السنة في مجلد واحد
    • وظائف العمل، مثل العقود والمشتريات والتوظيف

    الشرح: التصنيف حسب وظائف العمل هو الأساس المعتمد لخطط التصنيف في إدارة الوثائق، لأن الوظائف تبقى ثابتة نسبياً بينما يتغير الموظفون. أما المجلدات بأسماء الأشخاص فتفقد معناها حين يغادر أصحابها، والتصنيف حسب نوع الملف يفرّق مستندات الموضوع الواحد.

  4. ٤. انتهى مشروع المسح الضوئي لأرشيف العقود الورقية وحفظها بصيغة PDF، واقترح زميل إتلاف الأصول الورقية كلها لتوفير المساحة. ما الموقف الصحيح؟

    • أحتفظ بالأصول وأحذف النسخ الممسوحة تجنباً لازدواج الحفظ
    • أنقلها إلى مستودع خارجي دون فهرسة، فنادراً ما يرجع إليها أحد
    • أراجع سياسة الاحتفاظ والمتطلبات النظامية قبل إتلاف أي أصل
    • أتلفها فوراً، فالنسخة الممسوحة تغني عن الأصل في كل الأحوال

    الشرح: بعض المستندات، كالعقود الموقعة، قد يلزم الاحتفاظ بأصولها نظاماً أو لإثبات صحة التوقيع، ومدد الاحتفاظ تحددها السياسة لا الحاجة إلى المساحة. ويخطئ من يظن أن المسح الضوئي يجعل الأصل غير ضروري في كل الحالات.

  5. ٥. أرسلت بالخطأ ملف Excel فيه رواتب الموظفين إلى قائمة بريدية تضم القسم كله بدلاً من مدير الموارد البشرية. ما أفضل تصرف؟

    • أنتظر لأرى هل انتبه أحد للملف قبل أن أثير الموضوع
    • أستخدم Recall This Message وأكتفي بذلك دون إبلاغ أحد
    • أبلغ مديري وأمن المعلومات فوراً وأتبع إجراء الحوادث
    • أرسل للقائمة رسالة تطلب تجاهل الأولى دون إبلاغ أحد آخر

    الشرح: تسرب بيانات الرواتب حادثة أمنية تتطلب إبلاغاً فورياً، ليتمكن المختصون من حذف الرسالة من صناديق المستلمين واحتواء الأثر. أما ميزة الاستدعاء فنتيجتها غير مضمونة ولا تغني عن الإبلاغ، والتكتم يضاعف الضرر ويضعف الثقة بك.

  6. ٦. طلب منك مدير إدارة أخرى، وهو أعلى درجة وظيفية من مديرك، أن تطلعه على مراسلات مديرك مع مجلس الإدارة بشأن موضوع يخص إدارته، ومديرك في رحلة عمل. ما أفضل تصرف؟

    • أخبره أنه لا توجد مراسلات حول هذا الموضوع
    • أكتفي بتلخيص مضمونها له شفهياً دون عرضها
    • أعتذر بلطف وأحيل طلبه إلى مديري ليقرر
    • أطلعه عليها، فدرجته الوظيفية تخوّله الاطلاع

    الشرح: الاطلاع على المراسلات السرية مرتبط بالحاجة والتفويض لا بالدرجة الوظيفية، وصاحب القرار فيها هو مديرك. ويقع بعض المساعدين في خطأ مجاملة صاحب المنصب الأعلى أو الكذب لإنهاء الموقف، وكلاهما يضر بالثقة.

  7. ٧. بعد إرسال خطاب رسمي إلى أحد العملاء، اكتشفت أن فيه مبلغاً خاطئاً، وأبلغت مديرك بذلك. ما الإجراء الصحيح لتصحيح الخطأ؟

    • تعديل الصورة المحفوظة في الملف لتطابق المبلغ الصحيح
    • إرسال خطاب تصحيح يشير إلى رقم الخطاب الأول وتاريخه
    • إرسال خطاب جديد بالرقم والتاريخ نفسيهما دون الإشارة إلى الخطأ
    • الاتصال بالعميل وإبلاغه بالمبلغ الصحيح هاتفياً دون أي خطاب

    الشرح: الخطاب المكتوب وثيقة رسمية، فلا يصححه إلا خطاب مكتوب يشير صراحة إلى الخطاب الأصلي حتى لا يبقى نصان متعارضان دون تمييز. أما الاكتفاء بالهاتف أو تعديل الصورة المحفوظة فيترك السجل غير مطابق لما أُرسل فعلاً.

  8. ٨. تريد توحيد شكل الخطابات الرسمية الصادرة من كل أقسام الشركة، من الترويسة والخطوط والهوامش إلى موضع رقم القيد والتاريخ. ما الحل الأمتن على المدى الطويل؟

    • خطاب نموذجي بصيغة .docx ينسخه كل قسم ويعدّل عليه
    • صورة للترويسة يلصقها الموظفون أعلى كل خطاب جديد
    • دليل مكتوب بالمواصفات يطبقه كل موظف يدوياً في خطاباته
    • قالب Word معتمد بصيغة .dotx يُنشأ منه كل خطاب

    الشرح: القالب .dotx يفتح عند كل استخدام مستنداً جديداً ويبقى الأصل سليماً، فيضمن تطابق التنسيق في كل الأقسام. أما نسخ خطاب قديم فينقل أخطاءه ويعرّضه للحفظ فوقه، والتطبيق اليدوي للمواصفات يتفاوت من موظف لآخر.

  9. ٩. كتبت المعادلة =VLOOKUP(A2,Prices!A:B,2) لجلب أسعار الأصناف من جدول أسعار غير مرتب، فظهرت أسعار خاطئة لبعض الأصناف دون أي رسالة خطأ. ما السبب؟

    • الدالة VLOOKUP لا تبحث بدقة في بيانات موجودة في ورقة عمل أخرى
    • يجب جعل المرجع A2 مطلقاً $A$2 حتى لا يتغير عند نسخ المعادلة
    • حذف الوسيطة الرابعة جعل البحث تقريبياً بدل التطابق التام
    • رقم العمود 2 خاطئ، فالعد في VLOOKUP يبدأ من الصفر

    الشرح: إذا حُذفت الوسيطة الرابعة افترضت VLOOKUP القيمة TRUE أي البحث التقريبي، وهو يتطلب ترتيب العمود الأول تصاعدياً وإلا أعاد قيماً خاطئة دون تنبيه. الحل إضافة FALSE في نهاية المعادلة، وكثيرون يغفلون عنها لأن المعادلة تعمل دونها ظاهرياً.

  10. ١٠. أعددت نموذج ميزانية في Excel يشاركه عدة مديري أقسام، وتريد أن يُدخلوا أرقامهم في خلايا محددة فقط دون أن يستطيعوا تعديل المعادلات. ما الطريقة الصحيحة؟

    • إلغاء خاصية Locked عن خلايا الإدخال، ثم تفعيل Protect Sheet
    • تفعيل Protect Workbook، فهو يمنع تعديل المعادلات في كل الأوراق
    • تفعيل Protect Sheet مباشرة، فهو يقفل خلايا المعادلات وحدها تلقائياً
    • حفظ الملف بخيار Mark as Final حتى لا يعدّله أحد

    الشرح: كل الخلايا في Excel مقفلة افتراضياً، ولا يظهر أثر القفل إلا بعد تفعيل Protect Sheet، لذا يجب أولاً فك القفل عن خلايا الإدخال. ويخطئ كثيرون بتفعيل الحماية مباشرة فتُقفل الورقة كلها، أو بالاعتماد على Protect Workbook الذي يحمي بنية المصنف فقط.

  11. ١١. تحجز في فندق 80 غرفة لضيوف مؤتمر تنظمه الشركة. أي بند في العقد يحدد ما ستدفعه الشركة إذا جاء عدد الحضور أقل من المتوقع وبقي جزء من الغرف دون استخدام؟

    • بند القوة القاهرة (Force Majeure)
    • بند الحد الأدنى للاستخدام (Attrition)
    • بند إلغاء الحجز (Cancellation)
    • تاريخ إعادة الغرف غير المحجوزة للفندق (Cut-off Date)

    الشرح: بند Attrition يحدد نسبة الغرف التي تلتزم الشركة بدفع ثمنها حتى لو لم تُستخدم، ولذلك يُفاوض عليه قبل التوقيع. ويخلط كثيرون بينه وبين بند الإلغاء الذي يخص إلغاء الحجز كله، أو Cut-off Date الذي يحدد متى تعود الغرف غير المحجوزة إلى الفندق.

  12. ١٢. تتولى تنسيق اجتماعات مجلس الإدارة، وقبل الاجتماع بيوم اعتذر ثلاثة من الأعضاء السبعة عن الحضور، وعلى جدول الأعمال قرارات مهمة. ما أول ما تفعله؟

    • أتحقق من اكتمال النصاب وأبلغ رئيس المجلس
    • أُلغي الاجتماع وأرسل إلى الأعضاء موعداً بديلاً
    • أُبقي الاجتماع كما هو، فالحاضرون أغلبية
    • أطلب من المعتذرين إرسال تصويتهم بالبريد الإلكتروني

    الشرح: صحة انعقاد الاجتماع وقراراته تتوقف على النصاب الذي يحدده النظام الأساسي أو اللائحة، وقرار الإلغاء أو التأجيل يعود لرئيس المجلس لا لمنسق الاجتماع. ويخطئ من يفترض أن حضور الأغلبية يكفي دائماً، أو يعتمد التصويت بالبريد دون أن تجيزه اللائحة.

مقابلات أخرى: سكرتيرة ومساعد إداري

المزيد